В 60-е годы прошлого века, с появлением доступных ресурсов вычислительной техники и оживлением в мировой экономике, возникла идея переложения функций учета на предприятиях на автоматизированные системы. Проблема расчета себестоимости продукции вышла на первое место. В бывшем СССР практически каждое предприятие имело подразделение АСУ, занимающееся автоматизацией тех или иных функций учета. Первыми успешными решениями стали автоматизация учета товарно–материальных ценностей (Управление складами) и заработной платы.
Следующей итерацией в развитии автоматизации систем управления стало планирование ресурсов предприятия. Мы не будем подробно вдаваться в стандарты и тонкости развития систем, а лишь поверхностно опишем их различия.
Первые системы, решившие проблемы планирования, появились в области планирования материальных ресурсов или потребностей предприятия, классифицированных как MRP - системы (Material Requirement Planning - планирования материальных потребностей). Планирование материальных ресурсов является главной составляющей при определении себестоимости продукции, а следовательно - и оценки эффективности предприятия. Системы Управления материальными потребностями решали задачи оптимизации материальных потоков в производстве (минимизация запасов сырья и готовой продукции, планирование поставок). В 70-х годах появлялись все новые системы, обеспечивающие планирование тех или иных потребностей предприятия в материальных ресурсах. В конце 70-х годов Оливер Уайт (Oliver Wight) расширил планирование материальных ресурсов дополнительными факторами (анализом продаж и исполнением заказов) и впервые ввел термин Closed loop (замкнутый цикл), так появилась новая методология планирования материальных потребностей в замкнутом цикле. Новизна заключалась в том, что Уайт ввел в методику планирования потребностей обратную связь, которая, как известно, может приводить к стабилизации процессов. Данные анализа продаж и исполнения заказов теперь корректировали планирование производимой продукции и всю цепочку материальных затрат. На этом эра развития систем планирования материальных ресурсов закончилась. Далее системы управления предприятиями развивались, вовлекая в область планирования другие ресурсы производства, появились системы планирование ресурсов предприятия MRPII (Manufactory Resource Planning). Объектами планирования стали и людские ресурсы. При объединении систем планирования ресурсов предприятия с финансовым планированием возникли ERP системы Enterprise Requirements Planning (планирование потребностей предприятий), которые позволяют эффективно управлять всеми бизнес – процессами предприятия. С расширением интернет – технологий и появлением появилась возможность оперативно реагировать на изменения спроса потребителей и состояние поставщиков и их продукции, что привело к возникновению электронного бизнеса E – Business, интернет - технологии проникли во все области автоматизированных систем управления предприятием. Современные системы управления предприятиями позволяют эффективно планировать и управлять всем спектром деятельности предприятий, в том числе и персоналом.
В настоящее время наиболее результативные компании уделяют все большее внимание вопросам управления персоналом, т.к. персонал является наиболее ценным ресурсом предприятия, на его подбор, развитие и управление тратится существенная часть бюджета. С развитием информационных технологий появилась возможность наиболее удобным способом оптимизировать кадровый бизнес.
Функциональность управления персоналом включена во все современные программные комплексы, начиная с 1С и заканчивая крупными корпоративными системами управления предприятием, такими как Oracle E-Business Suite корпорации Oracle, включающей более 150 функциональных модулей.
Своевременное решение кадровых проблем, организация развития персонала, планирование карьеры сотрудников, современные методы мотивации персонала, создание оптимальных условий для удержания наиболее результативных работников – важнейшие факторы выживания и развития компании. Автоматизация основных процессов управления персоналом позволяет повысить достоверность информации, оперативно получить аналитическую картину кадровых ресурсов предприятия в целом в любой момент. Oracle E-Business Suite - первый в истории отрасли и единственный на сегодняшний момент полный интегрированный комплекс приложений для электронного бизнеса, работающий в рамках локальной сети интранет, и глобальной сети интернет. Комплекс включает в себе полный набор решений, необходимых для автоматизации управления современным предприятием.
В комплекс приложений, непосредственно имеющих отношение к управлению человеческими ресурсами, Oracle E-Business Suite входят следующие, функционально связанные модули:
Модуль "Управление человеческими ресурсами" одним из первых был внедрен на предприятиях СНГ. Само название модуля говорит о том, что объектом управления является гораздо более широкий круг, чем работники, это и кандидаты, и бывшие сотрудники, и пенсионеры, и иждивенцы, и контрагенты; в общих словах, - люди, имеющие устойчивые связи с вашим предприятием.
Модуль обеспечивает достижение следующих результатов:
Как отмечалось выше, основной ресурс предприятия - его сотрудники, от их навыков и профессионализма зависит эффективность работы предприятия в целом. Обеспечивая возможность измерения и оценки этого ресурса в целях его наилучшего использования, система Oracle HRMS (Human Resources Management System) позволяет существенным образом повысить эффективность предприятия. Кадровая служба может планировать развитие персонала в максимальном соответствии с основными бизнес - процессами, использовать имеющиеся ресурсы с учетом быстро меняющейся ситуации, что особенно актуально в процессе реструктуризации компании. С помощью автоматизированной системы Oracle HRMS служба персонала может своевременно производить тщательно структурированный подбор кандидатов по требующимся навыкам, оценивать и определять соответствие занимаемой должности, выявлять потребности в обучении и профессиональном росте. Система сопровождает все события, произошедшие с момента найма кандидата до увольнения, а зачастую - и после, если предприятие несет материальные обязательства перед бывшими сотрудниками, например, доплаты и пособия пенсионерам, выплаты выходных пособий и др.
Важнейшей задачей управления персоналом является мотивация, направленная на согласование наиболее полного удовлетворения запросов сотрудников с основными целями и задачами развития бизнеса. Система позволяет вносить оперативные изменения в политику начисления зарплаты, выплаты дифференцированных премий, предоставления льгот и компенсаций, устанавливать гибкую премиальную политику для различных подразделений предприятия.
До внедрения технологии управления персоналом на базе HRMS Oracle E-Business Suite в ОАО РАО "ЕЭС России" предпринимались неоднократные попытки автоматизировать часть бизнес–процессов Департамента управления персоналом. Внедряемые системы "латали дыры" в информационном обеспечении управлении персоналом на определенный период, затем изменялись задачи, появлялись новые требования к автоматизации и, - системы либо отмирали, либо продолжали независимо существовать в отдельном подразделении, удовлетворяя лишь его ограниченные потребности. Множество разрозненных информационных систем уже не справлялись ни с ее сбором, ни с обобщением, что затрудняло оптимизацию решений. Особую актуальность задачи сбора и аналитической обработки информации приобрели в процессе реструктуризации "РАО ЕЭС". Быстро меняющиеся структурные иерархии, ротация и кадровые перестановки потребовали качественно нового подхода к информационным технологиям управления персоналом. Именно эти требования к системе и стали определяющими в новом проекте. В ОАО РАО "ЕЭС России" впервые в России была внедрена версия 11i, нацеленная на работу в локально интранет и глобальной интернет среде. Корпорация Oracle разработала специализированную методологию внедрения приложений E-Business Suite, включающую в себя последовательность действий, необходимые организационные мероприятия и проекты документов для различных стадий внедрения. Основным стартовым требованием этой методологии является описание существующих бизнес – процессов на предприятии. Это требование является общепризнанным и входит в методологии внедрения других ERP - систем, служит отправной точкой для проведения финансового анализа деятельности предприятий. Руководство Департамента первоначально скептически отнеслось к описанию существующих бизнес – процессов, позднее выяснилась причина недоверия к такой форме анализа. До нашего проекта бизнес – процессы неоднократно описывались различными консалтинговыми фирмами, что требовало значительных временных и финансовых затрат. Описанные существующие бизнес – процессы должны были стать основополагающим документом для анализа, реинжиниринга и автоматизации деятельности предприятия, однако стадией анализа существующих бизнес – процессов все и заканчивалось, что и привело к обесцениванию метода и сформировало скептическое отношению к нему. Достаточно сложно было переломить негативное отношение, однако после завершения описания бизнес – процессов стала очевидной целесообразность затраченных усилий. Цели и задачи департамента наглядно зарождались в одних подразделениях, изменялись и утверждались другими, использовались в третьих, формирую полную картину существующего положения на предприятии. На основе ясной картины уже легче было сформулировать и провести необходимые преобразования процессов. До внедрения практически каждое подразделение имело свою базу данных и собственное видение происходящего, причем данные дублировались, многократно вводились и независимо изменялись, что естественно приводило к расхождению данных и их неоднозначной интерпретации.
Отличие кадрового учета от кадрового менеджмента состоит, в частности, в использовании имеющейся подробной информации для проведения анализа и принятия решений. HR-менеджеры нуждаются в постоянном доступе к своевременной и точной информации, относящейся к их сфере деятельности. В соответствии с Трудовым Кодексом на каждого работника предприятия ведется форма Т-2, в которой собирается персональная информация, как правило, она хранится на бумажном носителе в папке с персональным делом или даже в электронном, но, обычно, неструктурированном виде. Хорошо, если количество сотрудников в пределах 100 –200, а если больше 1000, использовать информацию в таком виде для анализа проблематично. На первом этапе важной задачей стал сбор, выверка и конвертирование в единую базу данных Oracle HRMS из различных источников.
По результатам полуторогодовой промышленной эксплуатации в "РАО ЕЭС" можно сделать вывод, что информационная технология управления персоналом позволила оперативно отслеживать и интерпретировать информацию по кадрам, привлекать лучших сотрудников, создавать наилучшие условия для их мотивации, максимально используя их потенциал. Благодаря внедренной системе Oracle HRMS, необходимая информация попадала к заинтересованным сотрудникам в оптимальном формате и объеме в нужное время.
Задачи ведения и анализа кадровой информации – являлись первыми требованиями и целями проекта. Эти результаты сразу же были востребованы и имели большое значение для HR – менеджеров. Никогда еще специалисты не имели исчерпывающей информации по персональным данным, организационным структурам в реальном режиме времени. Однако растущий информационный объем в свою очередь затруднял возможность ориентироваться в огромном потоке информации.
Функциональные настройки Oracle HRMS позволяют распределить потоки информации для конкретных потребителей предоставлением определенных меню (интерфейсов), различных полномочий и ограничений по типам данных, типам лиц для разных групп или отдельных пользователей. Возможно так же ограничение информации по организационным структурам или иерархиям, что позволяет связать видимость информации в разрезе структурных подразделений организации. Персонализированный интерфейс программы предоставляет интегрированную информацию, необходимую именно этому HR-менеджеру. Полученные данные позволяют ему сосредоточиться на выработке и принятии решений. Информацию можно группировать в соответствии с решаемыми задачами или потребностями различных подразделений. Сотрудники и руководители кадровых служб формируют для себя страницы, на которых постоянно обновляются ключевые HR-показатели. С помощью Oracle HRMS информация о различных событиях в системе автоматически рассылается заинтересованным сотрудникам предприятия, не имеющим доступа к системе управления персоналом, через обычную электронную почту.
В каждой сфере деятельности выделяются показатели, которые наиболее адекватно определяют состояние дел. В управлении персоналом это его численность, расходы на зарплату, обучение и т.п., перемещение сотрудников по служебной лестнице, планирование численности, найм, эффективность обучения, развитие навыков. Система Oracle HRMS позволяет не только вести учет этих показателей, но и анализировать их. Систематизированная информация дает возможность HR-менеджерам увидеть картину текущих событий в полнм объеме. Причем эти данные (об открытых вакансиях, ходе подбора и найма, а также уровне профессиональных возможностей своих сотрудников) открыты и для заинтересованных линейных руководителей.
Внедрение Oracle HRMS совпало по времени с введением нового Трудового Кодекса, благодаря чему при внедрении использовались новейшие понятия, определения, классификаторы и формы документов, разработана отчетность в соответствии с новым российским законодательством.
В систему управления персоналом E-Business Suite входят функции Самообслуживания и Операционных потоков, открывающие две важнейшие стороны стратегического кадрового менеджмента:
свободный доступ к собственной персональной информации, возможность самостоятельного внесения последних изменений, в зависимости от конкретных полномочий, определенных для каждого сотрудника, и его места в организационной структуре предприятия;
тонкую настройку процессов и сообщений о событиях в соответствии с требованиями бизнес - процессов.
Режим самообслуживания предоставляет качественно новый инструмент сбора, изменения и анализа информации о сотрудниках, позволяет объединить усилия всех заинтересованных пользователей с помощью расширения доступа к информации о персонале и наилучшим образом сопровождать все процессы кадровой работы. Идея самообслуживания, в общих чертах, состоит в том, что сотрудник имеет доступ к собственным персональным данным. В зависимости от уровня предоставленных HR- менеджером полномочий, сотрудник может изменить данные в соответствии с произошедшими изменениями, например, с изменением адреса жительства, прописки, семейного положения или образования. Кроме того, сотрудник может оценить собственные навыки, внести результаты аттестации, предложить свою кандидатуру на вакантную должность и многое другое. Менеджер, просматривая уведомления о внесенных изменениях, решает в соответствии с предопределенной процедурой - принять их или отклонить. Таким образом, уменьшается время на ввод персональной информации, а сотрудник отслеживает собственные данные и активно влияет на свою карьеру.
Опыт внедрения показал, что основа эффективной работы подразделений управления персоналом базируется на четко организованных бизнес – процессах и прозрачных правил принятия решений. Oracle HRMS предоставляет возможность добиться стандартизации оформления кадровых процедур, их преемственности. Привлечение к участию всех заинтересованных пользователей способствует расширению базы имеющихся сведений. Круг пользователей, вначале ограниченный HR – специалистами, постоянно расширяется за счет специалистов, которым необходима информация о кадрах, перемещениях, поощрениях, организационных структурах и многом другом. Получая через Интернет всю требуемую информацию с мест, линейные менеджеры участвуют в принятии важнейших кадровых решений. Автоматизация процессов управления персоналом сокращает финансовые и трудовые затраты, так как данные введенные в систему единожды используются всеми заинтересованными сотрудниками, и самое важное - управление поднимается на новый качественный уровень, когда HR – менеджеры сосредотачивают свой профессиональный потенциал на решение задач управления персоналом, использую новейшие технологии.
Вадим Галка, Олег Куликов, Алексей Манкевич, Елена Бабайлова (РАО ЕЭС)
Еще по теме: Headhunting. Самые дорогие головы.